Facturation

OBJECTIF

La Facturation permet de facturer un appel rattaché à un contrat de service.

Les valeurs dans les Champs supplémentaires peuvent provenir de la Préparation à la condition que le nom de la variable utilisée pour le champ supplémentaire dans la facturation soit le même que l’option de préparation.

PRÉREQUIS

Préparation

ICÔNES

Seules les icônes non autoréférentielles ou ayant des particularités sont définies dans le tableau ci-dessous.

Icône	Titre	Sert à
	Générer un nouveau numéro de facture	Permet de générer un nouveau numéro de facture pour l’appel sélectionné.
	Transférer	Permet de transférer la facture.
OU	Documents	Permet d’accéder à la Gestion des documents.
	Imprimer (CTRL+P)	Permet d’imprimer la facture. À l’aide du menu déroulant de l’icône, il est aussi possible d’imprimer, en fonction de la sécurité de l’utilisateur, le Rapport Coûtant-Vendant.
	Afficher seulement les entrées non transférées	Permet d’afficher les transactions non transférées.
	Afficher seulement les entrées transférées	Permet d’afficher les transactions transférées.
	Gestion des clients	Permet d’accéder à la Gestion du fichier client.
	Gestion des contrats	Permet d’accéder à la Gestion des contrats.
	Consultation des appels de service	Permet d’accéder à la Consultation des appels de service.
	Régénérer la description de la facture	Permet d’effacer la ventilation et la description de la facture et de les régénérer. La description précédente est remplacée par Montant forfaitaire. Toutes les informations affichées précédemment sont remplacées et le revenu est imputé entièrement au groupe de dépense Montant mensuel des Configurations diverses des Appels de service.
	Acceptation en lot	Permet de changer la valeur du champ Accepté (Non/Oui) pour plusieurs transactions.
	Consultation des soumissions	Permet de consulter la soumission en service à l’origine d’un appel de façon à facturer le client comme il l’a été entendu au départ. NOTE : L’icône s’affiche uniquement si l’option Soumissions en service est installée et devient cliquable lorsqu’une soumission est liée à l’appel.

Étapes

maestro* > Appels de service > Appels de service > Facturation > Facturation

Créer une facture

Entrer les informations requises dans l’onglet Détail :

Champ

Description

No appel

Numéro de l’appel à facturer.

No contrat

Numéro du contrat lié à l’appel.

Code client

Affiche par défaut le code du client lié au contrat de l’appel.

NOTE : Ce code peut être modifié si le client qui paie la facture est différent de celui du contrat original. Les coûts sont quand même affectés au contrat qui représente le site des travaux.

Si le client est un client de type « interco », cette information s’affichera un peu en dessous du champ.

Date

Date comptable de la facture.

Date due

Date due de la facture.

NOTE : Par défaut, maestro* calcule une date due selon les conditions de crédit du client. S’il n’y a aucune condition de crédit dans la Gestion des clients, la date due est la date de la facture. Il est possible de modifier manuellement cette date.

No contact

Numéro identifiant le contact lié à l’appel, provenant de la Gestion des contacts.

No facture

Numéro de la facture.

NOTES : Si le champ est vide, maestro* attribue automatiquement un numéro de facture lors du transfert de la facture selon la séquence de numérotation de facture du département de vente.

En transférant une facture dont le champ est Accepté à Non, il est possible de générer le numéro de facture et de l’imprimer, sans effectuer pour autant le transfert de la transaction au grand livre.

Si un numéro de facture est entré manuellement et que la facture est transférée, l’option Réimpression des factures doit être utilisée au lieu de l’option Impression des factures.

Bon comm.

Numéro de bon de commande du client pour l’appel.

Vente

Montant de la vente, incluant les taxes, selon les données entrées dans la section Ventilation.

Escompte

Escompte applicable sur l’appel.

Cond. crédit

Terme de paiement de la facture issu de la Gestion des conditions de crédit.

Vendeur

Vendeur associé au client.

Compte CAR

Compte de grand livre des comptes clients.

NOTE : Si un compte de grand livre de CAR a été spécifié dans la Gestion de contrats, ce dernier s’affiche automatiquement. Sinon, maestro* utilise celui configuré dans les Configurations diverses.

Compte esc.

Compte de grand livre servant à la comptabilisation des escomptes.

Groupe

Groupe de revenu affecté par la transaction.

Devise

Devise de la vente.

Type facture

Type de facturation utilisé pour ce contrat.

Valeurs disponibles :

Facture standard

Facture chaque appel séparément.

Regrouper les factures comptabilisées

Regroupe plusieurs factures pour le même contrat avec des comptes à recevoir différents et imprime un résumé pour l’ensemble des factures en regroupant les différentes factures sur une même facture.

Regrouper les factures à comptabiliser

Permet de préparer plusieurs factures et la vente est comptabilisée lors de la facturation regroupée. Par conséquent, il y a qu’un seul compte à recevoir au lieu de plusieurs.

Accepté

Indique que la facture peut être transférée, si le champ est à Oui.

Paiement immédiat

Valeurs disponibles :

Oui

Paiement immédiat.

Non

Paiement sur envoi de la facture.

NOTE : Si la case à cocher Générer la recette automatiquement est activée, dans les configurations diverses (Projets > Inter-compagnies > Ventes), la valeur du champ sera à Oui.

No chèque

Numéro de chèque selon le numéro inscrit sur le paiement du client.

Compte ban.

Compte de banque utilisé pour recevoir la recette si le champ Paiement immédiat est à Oui.

Statut de l’appel

Permet d’indiquer et/ou changer le statut de l’appel.

La section du centre affiche les informations inscrites dans l’onglet Détail facturation de l’option Préparation. Il est également possible de les modifier à l’étape de facturation. Ces informations sont enregistrées dans la transaction. Elles sont disponibles dans le formulaire de facture et dans la consultation des factures. Elles peuvent également être consultées dans l’onglet Mémo disponible en double-cliquant sur le numéro de facture de la Consultation des clients.

Il est également possible que les informations affichées proviennent d’une autre source, en fonction des configurations entrées dans l’icône Configuration de l’option Préparation.

Section Ventilation :

Champ

Description

Code

Code de l’activité ou de l’item à facturer.

Description

Texte à imprimer sur la facture.

NOTE : Pour modifier le format de date inscrit dans la description, il suffit d’entrer le format à utiliser dans le champ Format de date de l’option Configurations générales.

Groupe*

Groupe de revenu affecté par la transaction.

NOTE : Le groupe de revenu pour le matériel est déterminé en fonction du type d’item entré dans la Gestion du matériel.

Compte*

Permet d’identifier le compte de revenu affecté par la transaction.

NOTE : Pour connaître la méthode pour déterminer le compte de revenu, consulter l’annexe.

Quantité

Quantité à facturer.

NOTE : Cette information provient de l’option Préparation. Si une correction doit être apportée, elle doit être faite dans cette option (Préparation).

Prix unit.

Prix unitaire à facturer.

NOTE : Cette information provient de l’option Préparation. Si une correction doit être apportée, elle doit être faite dans cette option (Préparation).

% Esc

Pourcentage d’escompte applicable sur l’item facturé.

Montant

Montant à facturer pour l’item.

Taxe 1

Code de taxes applicable.

NOTE : Ce code peut avoir été déterminé par défaut dans la Gestion des clients.

Taxe 2

Code de taxes applicable.

NOTE : Ce code peut avoir été déterminé par défaut dans la Gestion des clients.

Raison de N/F

Motif de non-facturation.

NOTE : Ce champ doit être complété si des items sont à l’état 8-Passif et qu’ils doivent être imprimés sur la facture.

Type revenu

Type de revenu à facturer.

Le type de revenu sert à déterminer le groupe de revenu par défaut qui est indiqué dans la transaction. Lorsque le type de revenu est modifié, maestro* affiche automatiquement le groupe de revenu par défaut correspondant.

Les groupes de revenus par défaut sont définis dans les Configurations diverses du module Appels de service.

Pour la main d’œuvre, le type de revenu par défaut est L-Main d’œuvre.

Pour la machinerie, le type de revenu par défaut est E-Équipement.

Pour le matériel, le type de revenu est défini en fonction du type d’item spécifié dans la Gestion du matériel.

No de référence client

Numéro de référence du client.

Il est possible de calculer les taxes sur le montant total de la facture ou sur chacune des lignes de détail. Pour en savoir davantage, consulter l’aide en ligne (F1) Configurations diverses, accessible à partir du chemin d’accès suivant : maestro* > Appels de service > Maintenance > Configurations > Configurations diverses. Le paramètre intitulé Ne pas balancer automatiquement les taxes (dans l’option Informations de facturation) permet de sélectionner le mode désiré.

Champ	Description
Code	Code de l’activité ou de l’item à facturer.
Description	Texte à imprimer sur la facture. NOTE : Pour modifier le format de date inscrit dans la description, il suffit d’entrer le format à utiliser dans le champ Format de date de l’option Configurations générales.
Groupe*	Groupe de revenu affecté par la transaction. NOTE : Le groupe de revenu pour le matériel est déterminé en fonction du type d’item entré dans la Gestion du matériel.
Compte*	Permet d’identifier le compte de revenu affecté par la transaction. NOTE : Pour connaître la méthode pour déterminer le compte de revenu, consulter l’annexe.
Quantité	Quantité à facturer. NOTE : Cette information provient de l’option Préparation. Si une correction doit être apportée, elle doit être faite dans cette option (Préparation).
Prix unit.	Prix unitaire à facturer. NOTE : Cette information provient de l’option Préparation. Si une correction doit être apportée, elle doit être faite dans cette option (Préparation).
% Esc	Pourcentage d’escompte applicable sur l’item facturé.
Montant	Montant à facturer pour l’item.
Taxe 1	Code de taxes applicable. NOTE : Ce code peut avoir été déterminé par défaut dans la Gestion des clients.
Taxe 2	Code de taxes applicable. NOTE : Ce code peut avoir été déterminé par défaut dans la Gestion des clients.
Raison de N/F	Motif de non-facturation. NOTE : Ce champ doit être complété si des items sont à l’état 8-Passif et qu’ils doivent être imprimés sur la facture.
Type revenu	Type de revenu à facturer. Le type de revenu sert à déterminer le groupe de revenu par défaut qui est indiqué dans la transaction. Lorsque le type de revenu est modifié, maestro* affiche automatiquement le groupe de revenu par défaut correspondant. Les groupes de revenus par défaut sont définis dans les Configurations diverses du module Appels de service. Pour la main d’œuvre, le type de revenu par défaut est L-Main d’œuvre. Pour la machinerie, le type de revenu par défaut est E-Équipement. Pour le matériel, le type de revenu est défini en fonction du type d’item spécifié dans la Gestion du matériel.
No de référence client	Numéro de référence du client.

Onglet Adresses :

Cet onglet permet de visualiser et de modifier, si nécessaire, l’adresse de facturation et l’endroit des travaux. Ces adresses seront utilisées lors de l’impression de la facture.

Cliquer sur Enregistrer.

Voir aussi

ANNEXE

LECTURE DU COMPTE DE REVENU

Par défaut, le compte de revenu peut être défini à plusieurs endroits :

Gestion des groupes;
Gestion des activités;
Activité définie dans la Gestion des contrats du module d’appels de service;
Configurations diverses des Appels de service.

Par défaut, lors de la facturation, maestro* affiche le groupe de revenu en fonction du type de revenu.

Dans l’exemple ci-dessus, les groupes de revenus affichés à la facturation sont ceux définis dans les configurations diverses.

Attention! Le compte de revenu est défini en fonction de la priorité de lecture suivante et ce, jusqu’à ce que maestro* trouve un compte de revenu :

Maestro* utilise le compte de grand livre défini dans le groupe de revenu;
Si aucun compte de revenu n’est présent dans le groupe :
Pour la main-d’œuvre, maestro* utilise le compte de revenu défini dans la Gestion des activités du module d’appels de service, en fonction de l’activité spécifiée dans la transaction de retour des appels ou de la répartition des heures.
Si maestro* ne trouve pas de compte de revenu dans l’activité, il utilise le compte de revenu défini dans la Gestion des projets, pour le projet et l’activité indiqués dans la Gestion des contrats.
Pour les autres types (sous-traitant, matériel, équipement, etc.), maestro* utilise le compte de revenu défini dans la Gestion des projets, pour le projet et l’activité indiqués dans la Gestion des contrats.
Suite à cela, si aucun compte de revenu n’a été trouvé, maestro* utilise le compte de revenu défini dans les Configurations diverses (section Informations de facturation) en fonction du type de revenu.

NOTE : Les Items à facturer suivent les règles du matériel en fonction du type de revenu défini dans la facturation et du type d’item défini dans la Gestion du catalogue.

Dans l’exemple de facturation présenté plus haut, le compte de grand livre appliqué pour la ligne 4 (revenu d’équipement) est le compte défini dans la Gestion du groupe (GL3990). Ce n’est pas celui défini dans l’activité utilisée dans le retour des appels ou dans l’activité du contrat, ou des configurations diverses, car dès le départ maestro* a trouvé un compte de revenu.

Dernière modification : 12 novembre 2024